Nhiều doanh nghiệp nhỏ cho rằng AI là chuyện của công ty lớn có đội ngũ kỹ thuật. Thực tế, một nhóm nhỏ có thể hưởng lợi nhanh hơn vì có ít hệ thống cần kết nối và ít cấp phê duyệt phải chờ. Điều quan trọng là bắt đầu từ vấn đề, không phải từ công cụ.
Bước 1: liệt kê các việc lặp lại
Trong một tuần, hãy ghi lại những việc cứ quay đi quay lại: trả lời cùng một câu hỏi của khách, viết mô tả sản phẩm, soạn báo giá, gom thông tin làm báo cáo. Danh sách này là điểm xuất phát của bạn.
Bước 2: chọn một việc để bắt đầu
Chọn việc diễn ra thường xuyên, tốn thời gian thật sự và ít rủi ro nếu kết quả ban đầu chưa hoàn hảo. Những lựa chọn đầu tiên phù hợp gồm:
- Trả lời khách hàng: bản nháp cho các câu hỏi phổ biến về giá, giao hàng và đổi trả.
- Nội dung bán hàng: mô tả sản phẩm, bài đăng mạng xã hội và email khuyến mãi.
- Phản hồi của khách: gom đánh giá và tin nhắn thành các nhóm vấn đề có thể xử lý.
- Tài liệu nội bộ: quy trình, danh mục kiểm tra và câu trả lời cho những điều nhân viên mới luôn hỏi.
Bước 3: thử nghiệm trong hai tuần
Để một hoặc hai người dùng AI cho việc đó và ghi chú đơn giản: trước đây mất bao lâu, bây giờ mất bao lâu, kết quả cần chỉnh sửa nhiều hay ít. Hai tuần là đủ để biết mức tiết kiệm có thật hay không.
Bước 4: thống nhất vài nguyên tắc
Quyết định thông tin nào được đưa vào công cụ AI, ai duyệt nội dung trước khi gửi đến khách hàng và cả nhóm dùng công cụ nào. Một trang nguyên tắc ngắn ngăn được phần lớn rắc rối.
Bước 5: mở rộng những gì hiệu quả
Khi một việc đã chạy trơn tru, hãy chuyển sang mục tiếp theo trong danh sách. Nối nhiều bước như vậy thành một quy trình chính là lúc tự động hóa bắt đầu, và khi đó bạn đã biết chính xác mình cần gì ở nó.